Ако днес някой Ви помоли да проследите една сделка отпреди година – договор, фактури, одобрения, плащания и цялата съпътстваща документация – колко време ще Ви е необходимо?

За едни организации това е въпрос на няколко минути.

За други подобна задача се превръща в търсене на документи в различни папки, електронни пощи и системи, разговори с колеги и опити да се възстановят решения, взети преди месеци.

Именно в такива моменти става ясно, че големите бизнес рискове рядко започват с голяма грешка. Много по-често те са резултат от поредица дребни пропуски, които дълго време са изглеждали незначителни.

В петък следобед финансовият директор получава обаждане.Не става дума за данъчна ревизия. Не е и извънреден одит.

Клиент е поискал копие от документ по сделка, приключила преди повече от година. На пръв поглед задачата изглежда лесна – документът би трябвало да е в архива.

Само че не е.

Договорът е запазен в една папка, последната му версия се оказва в електронната поща на бивш служител, приемо-предавателният протокол липсва, а в счетоводната система има издадена фактура, но никой не може със сигурност да каже кога и как е потвърдено изпълнението на услугата.

Следват телефонни разговори, търсене в различни системи и опити някой да си спомни какво точно се е случило.

Накрая документите са намерени.

Но проблемът никога не е бил липсващият документ.

Проблемът е, че организацията разчита повече на паметта на хората, отколкото на ясно изградени процеси.

Големите проблеми рядко започват с големи грешки

В практиката сериозните финансови, данъчни и оперативни рискове рядко възникват заради едно драматично събитие. Много по-често те започват с поредица от на пръв поглед незначителни пропуски.

Документ е качен в грешна папка.

Последната версия на договор остава само в нечий имейл.

Фактура е издадена навреме, но липсва доказателство за приемането на услугата.

Процесът работи, защото “винаги сме го правили така”, без никога да е бил описан.

Поотделно тези ситуации изглеждат маловажни. Но когато се повтарят, те показват не единична грешка, а слабост в начина, по който организацията управлява информацията си.

Именно това превръща дребните пропуски в ценен сигнал.

Те не са проблемът.

Те са симптомът.

Истинската цена невинаги се измерва в санкции

Когато се говори за вътрешен контрол, често първата асоциация е рискът от глоба или неблагоприятен резултат при проверка.

На практика организациите често плащат много по-рано:

• с време, прекарано в търсене на документи.
• с допълнителна работа, защото различни отдели съхраняват информацията по различен начин.
• със забавени решения, когато липсват ясни данни.
• с доверието на клиенти, партньори или инвеститори, когато не могат своевременно да предоставят необходимата информация.

Това са разходи, които рядко се виждат във финансовия отчет, но влияят пряко върху ефективността на бизнеса.

Как да разберете дали процесите Ви работят

Един от най-лесните начини да оцените качеството на вътрешните си процеси не изисква сложен анализ.

Изберете произволна сделка, приключила преди година.

След това си задайте няколко въпроса:

• Можете ли в рамките на 30 минути да откриете всички документи, свързани с нея?
• Последователни ли са договорът, фактурата, плащането и останалата документация?
• Ясно ли е кой е одобрил всяка ключова стъпка?
• Би ли могъл нов служител да проследи целия процес без допълнителни обяснения?

Ако поне един от тези въпроси поражда колебание, вероятно не става дума за проблем с конкретната сделка.

Става дума за възможност да подобрите начина, по който организацията управлява своите процеси.

Вътрешният контрол започва много преди проверката

Добре изградените процеси не съществуват, за да удовлетворят изискванията на одиторите или данъчните органи.

Те дават на ръководството увереност, че информацията е надеждна, решенията могат да бъдат защитени, а организацията не зависи от знанието на един конкретен човек.

Колкото по-рано бъдат разпознати малките отклонения, толкова по-лесно и по-евтино могат да бъдат отстранени.

Затова най-добрият момент да подобрите един процес не е след като е възникнал проблем.

Той е в момента, в който забележите първия дребен пропуск.

Екипът на TPA Bulgaria подпомага компаниите при анализа на вътрешните процеси, оценката на риска и изграждането на ефективни механизми за вътрешен контрол. Целта не е единствено да бъдат изпълнени нормативните изисквания, а организациите да разполагат с ясни, проследими и устойчиви процеси, които подпомагат ежедневното управление и намаляват риска в дългосрочен план.