Колко струва смяната на доставчик на облачни технологии?

Когато компанията инвестира в облачни технологии, обикновено сравнява цената на абонамента, функционалностите и времето за внедряване, докато условията за смяна на доставчика остават на заден план. Те придобиват значение по-късно, когато цените се увеличат, обслужването се влоши или системата вече не отговаря на нуждите на бизнеса.

При появата на по-добра оферта ръководството трябва да прецени дали данните могат да бъдат прехвърлени, как ще се възстановят връзките с останалите системи и кога спестените средства ще покрият разходите за преминаване.

От 12 януари 2027 г. европейският Регламент за данните, познат като Data Act, премахва таксите за смяна на доставчик при услугите за обработка на данни, за които се прилага това задължение. Това включва и таксите за извеждане на данните във връзка със смяната, което дава на компаниите повод да прегледат договорите си преди следващия дългосрочен ангажимент.

Какво се променя за компаниите, използващи облачни технологии

Data Act се прилага от 12 септември 2025 г. и обхваща, наред с други въпроси, преминаването между доставчици на услуги за обработка на данни. Сред тях са облачната инфраструктура, платформите и софтуерът, предоставян като услуга.

Преди 12 януари 2027 г. преходният режим допуска ограничени такси за смяна, които не могат да надвишават преките разходи на доставчика за съответния процес, а от тази дата таксите отпадат за услугите в обхвата на задължението.

Не всяка поръчкова разработка обаче попада под същите правила, тъй като регламентът предвижда изключения за определени услуги, създадени за индивидуален клиент и непредлагани в широк търговски мащаб. Затова първата проверка трябва да установи каква точно услуга използва компанията и кои разпоредби се отнасят до нея.

Какви разходи остават за компанията

Отпадането на таксата за смяна не прави целия проект по прехвърляне безплатен, защото компанията може да има разходи за настройка на новата система, преобразуване и проверка на данните, възстановяване на интеграциите и обучение на служителите.

В преходния период може да се наложи да плаща за две услуги едновременно, а работата на вътрешния екип също има цена, дори да не бъде фактурирана отделно.

Тези разходи трябва да бъдат разграничени според дейността и изпълнителя. Заплащането на независим консултант за подготовка и проверка на данните е различно от таксата, която напусканият доставчик начислява за действията по смяната, обхванати от забраната.

Не отпадат автоматично и всички договорни задължения при предсрочно прекратяване, поради което таксите за смяна трябва да се разграничават от обичайното възнаграждение за услугата и от евентуалните допустими неустойки по срочен договор.

За финансовия директор сравнението между два месечни абонамента е само началото на оценката, която трябва да включва общия разход за преминаването и последващото използване на новата услуга.

Данните могат да бъдат прехвърлени, но ще могат ли да се използват?

При избора на нов доставчик е лесно да се приеме, че възможността за изтегляне на информацията решава въпроса с прехвърлянето. На практика обаче файл с клиентски данни не възстановява автоматично историята на взаимоотношенията, правата за достъп, приложенията към записите и връзките със счетоводната система.

Извлечените справки също не заменят непременно данните и настройките, от които са създадени, затова ръководството трябва да поиска от екипа си доказателство, че информацията може да бъде използвана в новата среда.

Подходяща стъпка е пробно прехвърляне на ограничен набор от данни и проверка на конкретен работен процес. Ако например компанията сменя система за управление на клиентите, тестът може да проследи дали след прехвърлянето служителят вижда историята на поръчките, отваря съответните документи и изпълнява обичайните си задачи.

Тук има пряка връзка с проследимостта на документите и вътрешните процеси, защото при смяна на система организацията трябва да запази възможността да възстанови историята на една сделка и да обясни взетите по нея решения.

Кога по-ниският абонамент оправдава смяната

Да разгледаме илюстративен пример с Компания Х, в който всички числа са условни и служат единствено за представяне на подхода към решението.

Компанията плаща 3 000 евро месечно за облачна услуга, а друг доставчик предлага решение, което екипът е оценил като подходящо, за 2 300 евро месечно. Очакваната разлика е 700 евро на месец, или 8 400 евро годишно.

Преминаването изисква 6 000 евро за настройка на новата система и интеграции, още 3 000 евро за работа на независим външен екип по подготовката, преобразуването и проверката на данните и 2 000 евро за обучение и вътрешен труд.

За един месец двете услуги ще работят паралелно, като допълнителният абонамент за новата услуга през този период е 2 300 евро. Така общият преходен разход достига 13 300 евро, без в него да е включена такса за смяна, начислена от напускания доставчик.

При непроменени цени и спестяване от 700 евро месечно този разход се покрива за около 19 месеца след окончателното преминаване. Сметката е опростена и не включва евентуална неустойка, загуби от прекъсване на дейността или допълнителни ползи от новото решение.

Ако компанията планира да използва новата услуга дългосрочно и тя отговаря на очакваното развитие на бизнеса, инвестицията може да бъде обоснована. Ако след година предстои друга голяма промяна, същото решение може да се окаже неоправдан разход.

Освен цената трябва да се оценят надеждността, качеството на обслужването и ограниченията, които настоящата система създава, като очакваните ползи се опишат достатъчно конкретно, за да могат впоследствие да се проверят.

Какво да поискате преди подновяване на договора

Полезната подготовка започва с общ преглед от финансовия, правния и ИТ екипа, тъй като всеки от тях вижда различна част от ангажимента, който компанията поема.

Финансовият екип трябва да представи пълния разход за услугата, включително допълнителни потребители, съхранение, поддръжка и външни изпълнители. Правният преглед трябва да изясни срока, автоматичното подновяване, предизвестието и последиците при прекратяване, а ИТ екипът да посочи кои данни и процеси зависят от доставчика и как би протекло прехвърлянето им.

От настоящия доставчик е разумно да се поиска писмено описание на процедурата за смяна, което уточнява каква информация се предоставя, в какъв формат, с какво съдействие и при какви приложими разходи. От бъдещия доставчик трябва да има потвърждение как тази информация ще бъде приета и проверена.

Този разговор е особено важен, когато компанията разширява използването на облачни услуги и изкуствен интелект в бизнес процесите, защото всяка нова интеграция може да добави стойност, но също да направи последващото преминаване по-сложно.

Резултатът от проверката трябва да позволява на ръководството да сравни цената на оставането при настоящия доставчик с разходите за смяна, да оцени рисковете и да определи кой ще отговаря за изпълнението.

По-добри условия за използване на облачни технологии

Прегледът на договора не означава непременно, че компанията трябва да смени услугата, тъй като може да покаже, че настоящото решение остава най-подходящо, или да даде основание за предоговаряне на цената, обслужването и условията за прекратяване.

Предстоящото отпадане на определени такси премахва част от финансовите препятствия пред смяната, но подготовката на данните, организацията на работата и оценката на инвестицията остават отговорност на бизнеса.

Преди следващото подновяване ръководството трябва да може да обоснове защо продължава договора и да знае каква реална алтернатива има, ако условията се променят. Тази яснота позволява по-добро планиране на разходите и по-подготвени преговори с доставчика.

TPA Bulgaria може да Ви съдейства при финансовата оценка на подобно решение и прегледа на договорните условия, така че разходите и ангажиментите да бъдат ясни преди подписването.

TPA Bulgaria
+359 2 981 66 45/46/47
office@tpa-group.bg
ул. „Г. С. Раковски“ 128, София 1000