За много организации подготовката за одит започва едва когато бъде определена дата за проверката. Тогава започва търсене на документи, уточняване на липсваща информация и координация между различни екипи. На практика именно в този момент става ясно доколко компанията е подготвена. Тоест, одиторът не проверява само дали определен документ съществува. Целта е да се проследи как е възникнала конкретна операция, на какво основание е отчетена, кой я е одобрил и дали наличната документация подкрепя счетоводното ѝ отразяване. Именно тази проследимост дава увереност, че финансовата информация представя коректно дейността на организацията. Одитът рядко се забавя, защото липсват документи. Много по-често причината е, че информацията се съхранява на различни места, съществуват няколко версии на един и същи файл или липсва яснота кой носи отговорност за конкретен процес. Затова подготовката за одит не започва с изпращането на първите документи към одиторския екип. Тя започва много по-рано – с начина, по който организацията управлява информацията и структурира своите процеси. Добрата организация на процесите е в основата не само на успешната подготовка за одит, но и на ефективния вътрешен контрол. Именно затова все повече компании разглеждат вътрешния одит като инструмент за подобряване на управлението, а не само като нормативно изискване.

Одит – проверка на процесите, а не само на документите

Една от най-разпространените заблуди е, че успешният одит зависи единствено от наличието на изрядна документация. Документите безспорно са важна част от процеса, но сами по себе си рядко са достатъчни. По време на одита често възникват въпроси като:

• Коя е последната версия на договора?
• Кой е одобрил конкретен разход?
• Може ли да бъде проследена причината за дадено счетоводно записване?
• Кой носи отговорност за определен процес?

Когато организацията може бързо да даде отговор на подобни въпроси, подготовката обикновено протича значително по-спокойно.

Къде подготовката за одит най-често среща затруднения?

Практиката показва, че проблемите рядко са свързани единствено с липсващи документи. По-често затрудненията възникват, когато информацията е разпределена между различни системи, отделите работят по собствени правила, а ключови процеси зависят от ограничен брой служители. Подобни ситуации често се наблюдават при компании, които растат бързо, но вътрешните им процеси не се развиват със същото темпо. Когато счетоводството започне да изостава от реалната динамика на бизнеса, това неизбежно се отразява и върху подготовката за одит. Тези затруднения не само удължават одита, но често разкриват и организационни слабости, които съществуват много преди началото на самата проверка. Именно затова подготовката за одит може да бъде ценна възможност компанията да направи обективен преглед на начина, по който управлява своята информация.

Готов ли е Вашият бизнес за одит?

Вместо да се пита дали всички документи са налични, по-полезно е ръководството да си зададе няколко практически въпроса:

1. Ако одиторът поиска конкретен договор, колко време ще е необходимо, за да бъде открит?
2. Може ли лесно да се проследи кой е одобрил определена операция?
3. Разполага ли компанията с актуалната версия на документацията?
4. Ако ключов служител отсъства, друг човек ще може ли да намери необходимата информация?

Все по-важна става и способността организациите да поддържат структурирана, проследима и стандартизирана финансова информация. Именно в тази посока е и въвеждането на SAF-T в България, което поставя нови изисквания към начина, по който компаниите подготвят и обменят счетоводни данни. Независимо от спецификата на бизнеса, има области, които почти винаги изискват по-задълбочен анализ. Сред тях са значителните еднократни сделки, операциите със свързани лица, счетоводните оценки, провизиите, обезценките и други операции, при които професионалната преценка има съществено значение. Когато организацията предварително е подготвила необходимите обяснения и подкрепяща документация, проверката обикновено протича значително по-ефективно. Темата за стандартизирането и проследимостта на финансовата информация ще става все по-важна през следващите години. Повече за новите изисквания можете да прочетете в статията „НАП въвежда SAF-T в България“. Тези въпроси често показват много по-ясно доколко организацията е готова за одит, отколкото броят на наличните документи.

Подготовката за одит носи ползи и след приключването му

Добре организираният одит не приключва с издаването на одиторския доклад. Често именно процесът по подготовката показва дали решенията в организацията се основават на надеждни данни или на предположения и неформални практики, натрупани с времето. Тогава компаниите най-ясно виждат къде се губи време, кои процеси се дублират, къде липсва ясно разпределение на отговорностите и кои дейности могат да бъдат оптимизирани. Подготовката дава възможност тези слабости да бъдат установени в момент, когато организацията разполага с време да ги анализира и коригира. Това е съществената разлика между компаниите, които използват одита единствено за изпълнение на нормативно изискване, и онези, които го разглеждат като инструмент за подобряване на управлението.

Добрата подготовка е част от доброто управление

Успешният одит рядко е резултат от няколко дни интензивна подготовка. По-често той е естествено следствие от добре организирани процеси, ясни отговорности и информация, която може да бъде проследена във всеки момент. Именно затова подготовката за одит не е отделна задача, която започва непосредствено преди проверката. Тя е част от начина, по който една организация управлява своята дейност всеки ден. Екипът на TPA Bulgaria подпомага компаниите в подготовката за одит, оптимизирането на вътрешните процеси, изграждането на механизми за контрол и подобряването на организацията на информацията, така че одитът да бъде не просто нормативно задължение, а инструмент за по-добро управление на бизнеса. ТПА България: +359 2 981 66 45/46/47 office@tpa-group.bg ул. Г.С. Раковски 128, ет.2 1000 София